※の業務引継も後半で、基本的に私は見守るだけにしています。

間違っていても、あえて何も言いません。聞かれたら答えるだけにしています。間違って困るのもまた勉強というスタイルです。

今日は20日。紙での申請は今日の午後のメール便必着まで受付をし、電子申請の場合は、今日の17:00までを約定期日としています。

この時間までに上司が承認したもので、かつ、不備がなければ受理し、今月の作業としていたのですが…。

とうとう※は早々と、作業を締め切ってしまいました。

メール便は終わったので良いのですが、駆け込みで来る電子申請の分が問題です。

※の仕事の仕方を見ていると、仕事で関わる他者に配慮がないんですね。過去にも私が依頼をされ、収受訓練期間だから※に引渡したけど、完了報告も経過報告もない。今回の約定期日の変更もそうです。

依頼者という利害関係者がいるのですから、社内掲示板あたりで、「従来は17:00締めだったものを、今後は14:00締めにします。」と宣言をしていれば問題ないのです。掲示・通達したものを見ていなかったほうが悪いと言い張れます。(実際には周知期間を長くする、周知方法を様々にする等の配慮は必要ですが、基本スタンスは公知したものを知らないお前が悪いと言えます。これは法改正もそうですよね。)

また取引先にとっても、事前通告なく締切が変わってしまうと当惑すると思います。気が回る人だと、

「いつもより早いですけど、大丈夫ですか?」

と確認されることもあります。12月や2月、ゴールデンウィークに差し掛かる4月、シルバーウィークに差し掛かる9月は物資・作業・経理処理の関係で月末日程が厳しいために締切を繰り上げることがあり、その事前連絡を業者側にしていない時にこういうことがありました。

私の頃は念のため、17:00から17:15くらいまではアディショナルタイムとしてギリギリ受付をしていました。まー、こちらからすると非常に困るのですが、わずか10分差で受け付けてもらえなかったというのは気の毒な話ですから、このくらいは、大目に見ていました。(こちらにとっても、作業日に作業が終わってタスクを一度クリアしてしまいたいし、中途半端に今月と来月の作業が混在して間違うのを避けたいというのもありました。)

別件では、利用者が電子申請で起票したものの、担当者受付をしていないため、私個人にメールで問い合わせが届いていました。

私は即座にメールで担当者が変わったことを連絡し、新担当から連絡させると返信をしました。同じメールは※にも送っていますが、電子申請(ワークフロー)を受け付けたのみで、利用者への説明はありません。(私にメールを入れていないだけならいいのですが。)

利用者はいつまでも受理されないことを心配・不信感を持っているから、連絡してきたのです。理由があれば、理由をきちんと説明するのが真摯な態度だと私は思っています。

受付忘れなら、お詫びの上、受付忘れであったことを返信すればいいのです。あるいは、依頼が対応可能か判断に迷っているのであれば、その旨答えて、おおよその目処を示せばいいのです。

とにかく、相手の不安感・不信感を払拭することが重要だと思います。(もちろん、迅速な対応も)

いつか、こういう仕事の仕方をするとトラブルになると思いますが、もうすぐ私の手を完全に離れてしまうので、良いことも悪いことも全て自己責任で処理するしかないのです。