仕事をしていると色々な依頼を受けるのだが、ビックリするくらい頭が悪い依頼というのもある。

少しは依頼する前に考えてくれないだろうか。

携帯電話が壊れたと申告するのに電話番号を書かない

メールで依頼してくる人も依頼用のシステムを利用する場合にもいるのですが、

「私の携帯電話が壊れました」

と申告してきて、電話番号が書かれていない。

こちらは帳簿を管理しているので、氏名から探し出すことは不可能ではないのですが、こういうこともあって、必ず電話番号を聞き返します。

  1. 勝手に利用者同士で電話を引き継いでいて、こちらに連絡がない。そのため、帳簿の情報と実際の所持人が異なる。
  2. 利用者がSIMカードを挿し替えてしまっていて、本体(IMEI)が一致しない。
  3. 同姓同名の人がいる。

お願いですから、電話番号くらいは書いてください。

故障時の取扱によっては、補償サービスを用いる可能性もありますので、次の事項があると円滑に進みます。

  • 氏名
  • 所属
  • 発送先の郵便番号
  • 発送先の住所
  • 発送先の部署名
  • 発送先の氏名
  • 宅配業者と連絡がつく電話番号(壊れた電話機の番号は書かないで!!)
  • 故障機の電話番号
  • 故障機の機種名と色
  • 故障発生日時(だいたいで結構です)
  • 故障状況(症状)

※これらは、NTT docomoのケータイ補償サービスで聞かれることです。

※発送先の郵便番号や住所を聞くのは、複数の事業所を扱っているから。

紛失の場合には次の情報も必要になります。

  • 遺失物届を出した警察署、受付番号

※これらは社内的に一報を入れる時、補償サービスによっては聞かれることもあります。

必要な情報がないと手続きに時間がかかるので、結果として困った状況を解決するのが遅れます。最低限、故障電話番号と部署名と名前と連絡がつく電話番号くらいは書いてください。

携帯電話の電池パック交換を頼むのに機種名を書かない奴

これも同じような感じなのですが、電池パック交換を頼むなら機種名くらい書いてください。

この世の中に携帯電話が一機種しかないのなら、書かなくてもいいのでしょうけど、街中で見てもわかりますよね。色々な機種があります。

電話番号から機種名を探すことは不可能ではないのですが、前の項目に書いたように利用者がSIMカードを挿し替えてしまって、帳簿と不一致になっている可能性があり得ます。

この場合も、こんな情報をつけてくれると円滑に進みます。

  • 電池パック交換対象の電話番号
  • 電池パック交換対象の機種名
  • 利用者氏名
  • 利用者部署
  • 発送先の郵便番号
  • 発送先の住所
  • 発送先の部署名
  • 発送先の氏名
  • 宅配業者と連絡がつく電話番号

電池パック交換対象の電話番号を書いてくれると、○年以上同じ機種で継続利用している場合に電池パックを無償または安価で交換してくれるサービスが携帯事業者によってはあるから。

こちらでは、極力安くなるように調べて振り分けています。

申請書の必要な理由欄がアホ

申請書には、なぜこの申請を行うのか申請理由を問うことがあります。

ここは、我々は必ず読んでいます。

例えば、携帯電話を新規に欲しい時、

「出張で連絡を取ることが増えたので配備を希望します。」

のように書いてある場合には、次の出張がいつ頃か等を追加で聞いて、納期調整をすることもあります。

他にも、

「派遣社員が○月○日から出社するため、内線電話の配備を希望します。」

これも日程が書いてあると、公に宣言している作業日以外は原則として対応しないことにしていますが、それでも、他の用事と合わせて極力間に合わせるようにします。(あくまで、「極力」というベストエフォートですが。)

ところが、ビックリするくらい多い申請理由が…

「業務で利用のため」

「業務上必要なため」

…へ?

会社の中での申請なんだから、業務・仕事で必要なのは当たり前ですよね。そんなことは書くまでのことではないはずなんですが。

この理由欄、ちゃんと書いてくれることで、こちらはより実務に適した対応をするためにあるのです。

「対応が悪い」

「サービスが悪い」(いや、サービスを提供する社内の部門であって、「お客様」相手のサービス業ではないんですけど。勘違いしていません?)

等と文句を言う前に、自分たちのニーズを適切に伝える努力もしていただきたいものです。